บทที่ 1 บทนำ

        ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ        

   

หรือ เอ็มไอเอส (อังกฤษ: management information system - MIS) หมายถึง ระบบคอมพิวเตอร์หรือขั้นตอนที่ช่วยในการจัดเก็บสารสนเทศเพื่อใช้ในการบริหารและการจัดการองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการนี้จะมีส่วนครอบคลุมถึง บุคคล เอกสาร เทคโนโลยี และขั้นตอนในการทำงาน เพื่อที่จะแก้ปัญหาทางธุรกิจไม่ว่าทาง ราคา สินค้า บริการ หรือกลยุทธต่างๆ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะแตกต่างจากระบบสารสนเทศทั่วไป กล่าวคือระบบนี้จะใช้ในการวิเคราะห์ระบบอื่นๆเพื่อนำมาประยุกต์ใช้ในทางวิชาการคำว่าระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการนี้ถูกใช้ในส่วนของรูปแบบการจัดการข้อมูล เช่น ระบบผู้เชี่ยวชาญหรือระบบช่วยในการตัดสินใจ

        ความหมายและบทบาทของระบบสารสนเทศ        

ระบบที่ประกอบด้วยส่วนต่างๆ ได้แก่ ระบบคอมพิวเตอร์ทั้งฮาร์ดแวร์  ซอฟท์แวร์           ระบบเครือข่าย  ฐานข้อมูล  ผู้พัฒนาระบบ ผู้ใช้ระบบ  พนักงานที่เกี่ยวข้อง และ ผู้เชี่ยวชาญในสาขา  ทุกองค์ประกอบนี้ทำงานร่วมกันเพื่อกำหนด  รวบรวม จัดเก็บข้อมูล  ประมวลผลข้อมูลเพื่อสร้างสารสนเทศ และส่งผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่ได้ให้ผู้ใช้เพื่อช่วยสนับสนุนการทำงาน การตัดสินใจ      การวางแผน  การบริหาร การควบคุม  การวิเคราะห์และติดตามผลการดำเนินงานขององค์กร

        ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ        

1. ส่วนที่นำเข้า (Inputs) ได้แก่การรวบรวมและการจัดเตรียมข้อมูลดิบ ส่วนที่นำเข้านี้สามารถมีได้หลายรูปแบบไม่ว่าจะเป็นการโทรเข้าเพื่อขอข้อมูลในระบบสอบถามเบอร์โทรศัพท์ ข้อมูลที่ลูกค้ากรอกในใบ สอบถามการให้บริการของร้านค้าฯลฯ ขึ้นอยู่กับส่วนแสดงผลที่ต้องการ ส่วนที่นำเข้านี้อาจเป็นขบวนการที่ทำด้วยตัวเองหรือเป็นแบบอัตโนมัติก็ได้ เช่นการอ่านข้อมูลรายชื่อสินค้าและรายราคาโดยเครื่องอ่าน บาร์โค้ดของห้างสรรพสินค้า จัดเป็นส่วนที่นำเข้าแบบอัตโนมัติ

2. การประมวลผล (Processing) เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนและการแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปของส่วนแสดงผลที่มีประโยชน์ ตัวอย่างของการประมวลผลได้แก่การคำนวณ การเปรียบเทียบ การเลือกทางเลือกในการปฏิบัติงานและการเก็บข้อมูลไว้ใช้ในอนาคต โดยการประมวลผลสามารถทำได้ด้วยตนเองหรือสามารถใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยก็ได้ ตัวอย่างเช่น ระบบคิดเงินเดือนพนักงาน สามารถคิดได้จากการนำจำนวน ชั่วโมงการทำงานของพนักงานคูณเข้ากับอัตราค่าจ้างเพื่อให้ได้ยอดเงินรวมที่ต้องจ่ายรวม ถ้าชั่วโมงการทำงานรายสัปดาห์มากกว่า 40 ชั่วโมงอาจมีการคิดเงินล่วงเวลาให้ โดยเพิ่มเข้าไปกับเงินรวม จากนั้นอาจจะทำการหักภาษีพนักงาน โดยการนำเงินรวมมาคิดภาษีและนำเงินรวมมาลบด้วยภาษีที่คำนวณได้ จะทำให้ได้เงินสุทธิที่ต้องจ่ายให้กับพนักงาน

3. ส่วนที่แสดงผล (Outputs) เกี่ยวข้องกับการผลิตสารสนเทศที่มีประโยชน์ มักจะอยู่ในรูปของเอกสาร หรือรายงานหรืออาจะเป็นเช็คที่จ่ายให้กับพนักงาน รายงานที่นำเสนอผู้บริหารและสารสนเทศที่ถูกผลิตออกมาให้กับผู้ถือหุ้น ธนาคาร หรือกลุ่มอื่นๆ โดยส่วนแสดงผลของระบบหนึ่งอาจใช้เป็นส่วนที่นำเข้าเพื่อควบคุมระบบหรืออุปกรณ์อื่นๆ ก็ได้ เช่นในขบวนการผลิตเฟอร์นิเจอร์ พนักงานขาย ลูกค้า และ นักออกแบบเฟอร์นิเจอร์อาจจะทำการออกแบบเฟอร์นิเจอร์ซ้ำแล้วซ้ำเล่า เพื่อให้ตรงตามความต้องการของลูกค้า โดยอาจจะใช้ซอฟต์แวร์หรือฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการออกแบบนี้ด้วย จนกระทั่งได้ต้นแบบที่ตรงความต้องการมากที่สุด จึงส่งแบบนั้นไปทำการผลิต จะเห็นว่าแบบเฟอร์นิเจอร์ที่ได้จากการออกแบบแต่ละครั้งจะเป็นส่วนที่ถูกนำไปปรับปรุงการออกแบบในครั้งต่อๆ ไป จนกระทั่งได้แบบ สุดท้ายออกมา อาจอยู่ในรูปของสิ่งพิมพ์ที่ออกมาจากเครื่องพิมพ์หรือแสดงอยู่บนหน้าจอคอมพิวเตอร์ที่เป็นอุปกรณ์แสดงผลตัวหนึ่งหรืออาจจะอยู่ในรูปของรายงานและเอกสารที่เขียนด้วยมือก็ได้

4. ผลสะท้อนกลับ (Feedback) คือส่วนแสดงผลที่ใช้ในการทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงต่อส่วนที่นำเข้าหรือส่วนประมวลผล เช่น ความผิดพลาดหรือปัญหาที่เกิดขึ้น อาจจำเป็นต้องแก้ไขข้อมูลนำเข้าหรือทำการเปลี่ยนแปลงการประมวลผลเพื่อให้ได้ส่วนแสดงผลที่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น ระบบการจ่ายเงินเดือนพนักงาน ถ้าทำการป้อนชั่วโมงการทำงานรายสัปดาห์เป็น 400 แทนที่จะเป็น 40 ชั่วโมง ถ้าทำการกำหนดให้ระบบตรวจสอบค่าชั่วโมงการทำงานให้อยู่ในช่วง 0-100 ชั่วโมง ดังนั้นเมื่อพบข้อมูลนี้เป็น 400 ชั่วโมง ระบบจะทำการส่งผลสะท้อนกลับออกมา อาจจะอยู่ในรูปของรายงานความผิดพลาด ซึ่งสามารถนำไปใช้ในการตรวจสอบและแก้ไขจำนวนชั่วโมงการทำงานที่นำเข้ามาคำนวณให้ถูกต้องได้

                                                  

        ความสัมพันธ์ของ Information System        

ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems - TPS

เป็นระบบที่ทำหน้าที่ในการปฏิบัติงานประจำ ทำการบันทึกจัดเก็บ  ประมวลผลรายการที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน โดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์ทำงานแทนการทำงานด้วยมือ ทั้งนี้เพื่อที่จะทำการสรุปข้อมูลเพื่อสร้างเป็นสารสนเทศ ระบบประมวลผลรายการนี้ ส่วนใหญ่จะเป็นระบบที่เชื่อมโยงกิจการกับลูกค้า ตัวอย่าง เช่น ระบบการจองบัตรโดยสารเครื่องบิน  ระบบการฝากถอนเงินอัตโนมัติ เป็นต้น

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems- OAS)

เป็นระบบที่สนับสนุนงานในสำนักงาน หรืองานธุรการของหน่วยงาน ระบบจะประสานการทำงานของบุคลากรรวมทั้งกับบุคคลภายนอก หรือหน่วยงานอื่น  ระบบนี้จะเกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร โดยการใช้ซอฟท์แวร์ด้านการพิมพ์  การติดต่อผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้นผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของเอกสาร  กำหนดการ  สิ่งพิมพ์

ระบบงานสร้างความรู้  (Knowledge Work Systems - KWS)

เป็นระบบที่ช่วยสนับสนุนบุคลากรที่ทำงานด้านการสร้างความรู้เพื่อพัฒนาการคิดค้น สร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ  บริการใหม่ ความรู้ใหม่เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในหน่วยงาน  หน่วยงานต้องนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาสนับสนุนให้การพัฒนาเกิดขึ้นได้โดยสะดวก สามารถแข่งขันได้ทั้งในด้านเวลา คุณภาพ และราคา  ระบบต้องอาศัยแบบจำลองที่สร้างขึ้น  ตลอดจนการทดลองการผลิตหรือดำเนินการ ก่อนที่จะนำเข้ามาดำเนินการจริงในธุรกิจ  ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของ สิ่งประดิษฐ์  ตัวแบบ  รูปแบบ เป็นต้น

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ  (Management Information Systems- MIS) 

เป็นระบบสารสนเทศสำหรับผู้ปฏิบัติงานระดับกลาง  ใช้ในการวางแผน  การบริหารจัดการ และการควบคุม  ระบบจะเชื่อมโยงข้อมูลที่มีอยู่ในระบบประมวลผลรายการเข้าด้วยกัน  เพื่อประมวลและสร้างสารสนเทศที่เหมาะสมและจำเป็นต่อการบริหารงาน  ตัวอย่าง เช่น ระบบบริหารงานบุคลากร  ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของรายงานสรุป  รายงานของสิ่งผิดปกติ

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ  (Decision Support Systems – DSS) 

เป็นระบบที่ช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจสำหรับปัญหา หรือที่มีโครงสร้างหรือขั้นตอนในการหาคำตอบที่แน่นอนเพียงบางส่วน  ข้อมูลที่ใช้ต้องอาศัยทั้งข้อมูลภายในกิจการและภายนอกกิจการประกอบกัน  ระบบยังต้องสามารถเสนอทางเลือกให้ผู้บริหารพิจารณา เพื่อเลือกทางเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับสถานการณ์นั้น  หลักการของระบบ สร้างขึ้นจากแนวคิดของการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยการตัดสินใจ โดยให้ผู้ใช้โต้ตอบโดยตรงกับระบบ ทำให้สามารถวิเคราะห์ ปรับเปลี่ยนเงื่อนไขและกระบวนการพิจารณาได้ โดยอาศัยประสบการณ์ และ ความสามารถของผู้บริหารเอง  ผู้บริหารอาจกำหนดเงื่อนไขและทำการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขต่างๆ ไปจนกระทั่งพบสถานการณ์ที่เหมาะสมที่สุด แล้วใช้เป็นสารสนเทศที่ช่วยตัดสินใจ  รูปแบบของผลลัพธ์ อาจจะอยู่ในรูปของ รายงานเฉพาะกิจ  รายงานการวิเคราะห์เพื่อตัดสินใจ  การทำนาย หรือ พยากรณ์เหตุการณ์

ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง  (Executive Information System - EIS) 

เป็นระบบที่สร้างสารสนเทศเชิงกลยุทธ์สำหรับผู้บริหารระดับสูง ซึ่งทำหน้าที่กำหนดแผนระยะยาวและเป้าหมายของกิจการ  สารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูงนี้จำเป็นต้องอาศัยข้อมูลภายนอกกิจกรรมเป็นอย่างมาก   ยิ่งในยุคปัจจุบันที่เป็นยุค Globalization ข้อมูลระดับโลก แนวโน้มระดับสากลเป็นข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการแข่งขันของธุรกิจ  ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของการพยากรณ์ การคาดการณ์

บทที่ 2 องค์กร การจัดการ การตัดสินใจ

ความหมายขององค์กร

WHAT ISAN ORGANIZATION ?

ในความหมายที่เป็นพื้นฐานที่สุดขององค์กร (Organization) นั้น ก็คือ การที่คนมากกว่าหนึ่งคนได้มาร่วมกันทำกิจกรรมใด  กิจกรรมหนึ่ง หรือหลายกิจกรรม เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ร่วมกัน วัตถุประสงค์นั้นอาจเป็นไปเพียงชั่วคราว หรือต้องใช้เวลายาวนาน อาจมีความยากง่าย หรือจริงจังแตกต่างกันไป จึงได้มีองค์การเกิดขึ้น แต่ถ้าองค์การนั้นมีการเติบใหญ่ เริ่มมีระบบระเบียบ และการยอมรับจากสังคมมากขึ้น    ก็จะมีสถานะ “เป็นทางการ” (Formal Organization) ซึ่งจะต่างจากองค์การที่ไม่มีการระบุวัตถุประสงค์ และไม่มีระบบระเบียบในการดำเนินการเอาไว้ หรือมีการยอมรับกันแต่อย่าง “ไม่เป็นทางการ” (Informal Organization) ซึ่งองค์การอย่างไม่เป็นทางการเหล่านี้อาจได้แก่กลุ่มเพื่อน วงแชร์ การนัดเล่นไพ่ หรืองานเลี้ยงฉลอง เป็นต้น ซึ่งองค์การอย่างไม่เป็นทางการเหล่านี้อาจเป็นสิ่งที่อยู่มีส่วนซ้อนอยู่ในระบบองค์การที่เป็นทางการอยู่แล้วด้วย เช่นภายในองค์การอย่างเป็นทางการนั้น อาจมีการเกาะกลุ่มเกิดองค์การอย่างไม่เป็นทางการขึ้นได้ เมื่อแต่ละคนได้ทำงานด้วยกัน มีการพบปะกัน และอาจมีผลประโยชน์ หรือความสนใจสอดคล้องกัน ก็คบค้าสมาคมกันไป

องค์ประกอบที่สำคัญขององค์กร

1.  วัตถุประสงค์ (objective) หรือจุดมุ่งหมายในการก่อตั้งองค์กร  เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติกิจกรรมหรือผลผลิตขององค์กร

2.  โครงสร้าง (stracture) องค์การจะต้องมีโครงสร้าง   โดยมีการจัดแบ่งหน่วยงานภายในตามหลักความชำนาญเฉพาะ  มีการกำหนดอำนาจหน้าที่และความสัมพันธ์ระหว่างภายในองค์การ

3. กระบวนการปฏิบัติงาน (process)  หมายถึง  แบบอย่างวิธีปฏิบัติที่เป็นแบบแผนคงที่แน่นอน  เพ่อให้ทุกคนในองค์การต้องยึดถือเป็นหลักในการปฏิบัติงาน

4. บุคคล (person) องค์การจะต้องมีความเกี่ยวข้องกับบุคคลทั้งในลักษณะกลุ่มคนที่เป็นสมาชิกภายในองค์การ  ซึ่งต้องปฏิบัติหน้าที่ตามภารกิจที่ได้รับมอบหมาย  และยังต้องเกี่ยวข้องกับบุคคลภายนอกองค์การ  ซึ่งได้แก่  ผู้รับบริการและผู้ให้การสนับสนุน

องค์กรแบ่งออกเป็น 4 ประเภท 

1. องค์กรภาครัฐ องค์กรภาครัฐเป็นองค์กรที่มีวัตถุประสงค์เพื่อการให้บริการแก่ประชาชน โดยไม่หวังผลตอบแทนเชิงเศรษฐกิจ ตัวอย่างองค์กรภาครัฐ ได้แก่ กระทรวง ทบวง กรมต่าง ๆ เช่น กระทรวงศึกษาธิการ สำนักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา การพัฒนาฝีมือแรงงาน เป็นต้น

2. องค์กรธุรกิจ องค์กรธุรกิจเป็นองค์กรที่จัดทำขึ้นเพื่อดำเนินกิจกรรมทางการค้าและทางธุรกิจ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อแสวงหากำไร เช่น บริษัทห้างร้านต่าง ๆ ได้แก่ ธนาคาร ห้างสรรพสินค้า ห้างหุ้นส่วนจำกัด บริษัทจำกัด เป็นต้น

3. องค์กรรัฐวิสาหกิจ เป็นองค์กรที่รัฐเป็นเจ้าของและมีวัตถุประสงค์ในการดำเนินการเชิงการค้าที่ไม่หวังผลกำไร เช่น องค์กรขนส่งมวลชนแห่งประเทศไทย การไฟฟ้าส่วนภูมิภาค การรถไฟแห่งประเทศไทย เป็นต้น

4. องค์กรอาสาสมัคร เป็นองค์กรของเอกชนที่มีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างสรรค์สังคมช่วยเหลือบรรเทาสาธารณภัย เช่น มูลนิธิร่วมกตัญญู มูลนิธิสายใจไทย เป็นต้น

คุณสมบัติขององค์กรที่ดีควรเป็นอย่างไร

1. เป้าหมายขององค์กรชัดเจน(Clear organization goals)

คนในองค์กรจำเป็นต้องเข้าใจวัตถุประสงค์ที่แท้จริงขององค์กรที่เราทำงานอยู่ให้ชัดแจ้ง โปร่งใส ไม่มีวาระซ่อนเร้น และต้องแสดงให้เห็นตลอดเวลา ทั้งคำพูดและการกระทำ ทั้งนี้ ถ้าเกิดมีการเปลี่ยนแปลง หรือปรับปรุงเป้าหมายก็ต้องแจ้งให้บุคลกรทุกระดับให้เข้าใจ ไม่ใช่แจ้งเพื่อให้ทราบ

2. สายงานบังคับบัญชาสั้น พร้อมงานบังคับบัญชาที่หลากหลาย (Flat organization with increased span of supervision)

          พนักงานทุกระดับชั้นจะต้องพัฒนาความสามารถของตนเองให้สูงขึ้น และต้องรับผิดชอบในองค์กรนั้น ๆ พร้อมทั้งลดสายงานการบังคับบัญชา และขั้นตอนการทำงาน อย่างไรก็ตาม ผู้บังคับบัญชาต้องทำงานอย่างเต็มที่ และมุ่งมั่นกับงานที่ทำอยู่ตลอดเวลา

3. มีฐานข้อมูลที่สนับสนุนการบริหารงาน (Data-based self management system)

          ต้องมีระบบในการจัดการการทำงานด้วยความเชื่อมั่น และสามารถตัดสินใจด้วยตนเองให้ถูกต้องในระดับหนึ่ง ทั้งนี้ ต้องมีประวัติเก่าที่สามารถใช้ค้นหาข้อมูลได้ เพราะเราจะต้องใช้เป็นข้ออ้างอิงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน อีกทั้ง ต้องมีการนำเอาอุปกรณ์สมัยใหม่มาประยุกต์ใช้ ส่วนตัวฐานข้อมูลควรจะต้องเป็นข้อมูลปัจจุบัน

4. มีระบบการจัดการที่ดี ด้วยคนที่ไม่มาก (Good management system with small management staff)

          ต้องมีระบบการจัดการทำงานที่มีระบบ โดยใช้คนจำนวนไม่มาก ทั้งนี้ องค์กรที่ดีต้องมีการเตรียมงานอย่างดี ไม่มีการสับสน วุ่นวายในการทำงานทำงาน ทุกคนต่างรู้หน้าที่ของตนเอง อย่างไรก็ตาม ไม่ควรใช้ระบบกรรมการจนเกินขอบเขต หรือการทำงานทุกอย่างจะต้องมีตัวชี้วัดอยู่ตลอดเวลา

5. ที่ใดมีอำนาจ ที่นั่นถูกต้องเสมอ

          เป็นเรื่องที่เราจะต้องยอมรับว่า “สัตว์ใหญ่ย่อมกินสัตว์เล็ก” ซึ่งผู้มีอำนาจย่อมจะถูกเสมอ ดังนั้น ทางที่ดีเราไม่ควรสร้างความขัดแย้งกับหัวหน้าของเรา ซึ่งในกลุ่มของผู้บริหารระดับสูงนั้นจะเชื่อหัวหน้าเรา มากกว่าเรา เพราะหัวหน้าใกล้กับเราย่อมจะรู้จักเรามากกว่าระดับบริหาร และหัวหน้าเราสร้างกำไรให้บริษัทมากกว่าเรา

6. เน้นการปฏิบัติงานที่ทำให้เกิดความน่าเชื่อถือและไว้วางใจ (Emphasis on improved operation reliability)

          องค์กรที่ดีจะต้องเน้นหนักในเรื่องการปรับปรุงการทำงานอยู่ตลอดเวลา เพื่อให้ได้ความเชื่อถือและถูกต้องที่สุด ทั้งนี้ ผู้บังคับบัญชาสามารถพูดให้คนอื่นเข้าใจได้ง่าย และคำพูดนั้นก็ต้องเกิดประโยชน์ต่อองค์กร โดยให้ข้อคิดกับคนรุ่นหลังอย่างถูกต้อง อย่างไรก็ตาม ผู้ใต้บังคับบัญชาจะต้องทำงานด้วยความตั้งใจจริง และคำนึงถึงผลประโยชน์ขององค์กรและส่วนรวม

7. มีการตลาดและประชาสัมพันธ์ (Marketing and advertising)

          การตลาดและการประชาสัมพันธ์จะต้องมีหน่วยงานดูแลชัดเจน ทั้งนี้บุคคลในองค์กรทุกระดับก็ควรช่วยแนะนำให้ลูกค้า หรือผู้ที่ใช้บริการทุกคนทราบถึงเรื่องราวต่าง ๆ ขององค์กร อีกทั้ง ต้องมีการแนะนำอย่างมีข้อมูลและถูกต้อง มีการชักชวนให้ซื้อสินค้า หรือบริการอยู่ตลอดเวลา สิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือ ไม่ควรพูดถึงองค์กรในด้านลบ

8. ร่วมมือ ร่วมใจ และทำงานเป็นทีม (More collaboration and teamwork)

          ลองเพิ่มบทบาทของการทำงานร่วมกันให้มากขึ้น พร้อมทั้งประสานในการแก้ปัญหาต่าง ๆ ที่องค์กรมีด้วยกัน อย่างไรก็ตาม เราอยากให้คุณนึกอยู่ในใจเสมอว่า องค์กรเป็นสิ่งที่ให้กำเนิดทุกสิ่งกับตัวเรา ลองสร้างทัศนคติกับตัวเองและผู้ร่วมงานอยู่เสมอ ทั้งนี้ การทำงานเป็นทีม ก็เป็นสิ่งที่สำคัญที่จะช่วยให้องค์กรประสบความสำเร็จได้อย่างรวดเร็ว

9. เน้นมูลค่าในการทำงานในแต่ละตำแหน่ง แล่ดำเนินตามนโยบายอย่างแน่วแน่ (Emphasis upon value added aspects of each position or policy)

          องค์กรที่ดีต้องปฏิบัติตามนโยบายเป็นหลัก มีการกำกับ ตรวจสอบการทำงานอย่างสม่ำเสมอ ทั้งนี้ ควรใช้การประสานงานที่มีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลพร้อมทั้งมีการให้ค่าตอบแทนอย่างยุติธรรม

10. เพื่อองค์กร (For my organization)

          ถ้าเราต้องการเห็นองค์กรของเราเจริญเติบโตอย่างต่อเนื่อง เราก็ต้องเสียสละเล็ก ๆ น้อย ๆ อีกทั้ง การทำงานก็ต้องไม่เอาเปรียบองค์กร มีการเสนอความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์กับองค์กรอยู่ตลอดเวลา

วัฒนธรรมองค์กร

 คือ ค่านิยม แนวคิด แนวทางวิธีปฏิบัติ ขององค์กรนั้น ซึ่งจะแตกต่างกันออกไปไม่มากก็น้อย โดยทั่วไป วัฒนธรรม คือ สิ่งที่เป็นรากฐานและจะเป็นตัวกำหนดทัศนคติและพฤติกรรมของมนุษย์ในสังคมนั้นๆ ซึ่ง วัฒนธรรมองค์กร ก็เช่นกัน เพียงแต่วัฒนธรรมองค์กรจะมีขอบเขตที่เล็กลงมา คือ มีผลแค่ในองค์กรเท่านั้น

สภาพแวดล้อมขององค์กร

สภาพแวดล้อมภายนอกองค์กร

องค์กรที่จะได้เปรียบในการแข่งขันและสามารถดำเนินกิจกรรมได้อย่างยั่งยืน จะต้องรู้เท่าทันการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อม  สภาพแวดล้อมภายนอกองค์การหรือสภาพแวดล้อมทั่วไป ประกอบด้วย

1. แรงผลักดันจากปัจจัยทางด้านเศรษฐกิจ   ผู้บริหารในปัจจุบันจะต้องตื่นตัวและรู้เท่ากันความเป็นไปของเศรษฐกิจทั้งภายในประเทศและระดับโลก เพราะต้องอยู่ท่ามกลางการแข่งขันแย่งชิงลูกค้า ขณะที่ทรัพยากรต่างๆ ก็มีอยู่อย่างจำกัด

2. แรงผลักดันจากปัจจัยทางด้านสังคมและวัฒนธรรม  เป็นสิ่งที่สามารถกำหนดได้จากทัศนคติ     ความต้องการ ความคาดหวัง การศึกษา ความคิด ความเชื่อ ค่านิยมของผู้คนในสังคมนั้นๆ

3. แรงผลักดันจากปัจจัยทางด้านกฎหมายและการเมือง  หมายถึง กฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับต่างๆ ที่ออกโดยรัฐบาล เพื่อกำหนดและควบคุมการประกอบกิจการต่างๆ  ส่วนปัจจัยด้านการเมืองคือ ทัศนคติ ความคิด ความเชื่อ ตลอดจนวิสัยทัศน์ของผู้นำที่มีต่อการประกอบกิจการของภาคเอกชน

4. แรงผลักดันจากสภาพแวดล้อมทางเทคโนโลยี  การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีที่รวดเร็ว ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีสารสนเทศ ส่งผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจได้ไวมาก องค์การใดต้องการอยู่รอดและเพิ่มความได้เปรียบเชิงการแข่งขัน จะต้องพัฒนาและจัดหาเทคโนโลยีเข้ามาใช้

5. สภาพแวดล้อมอันเกิดจากปัจจัยทางธรรมชาติ   เนื่องจากมีการทำลายทรัพยากรและสภาวะแวดล้อมทุกด้าน ทำให้ทั้งภาครัฐและเอกชนหันมาให้ความสำคัญกับการแก้ปัญหาสิ่งแวดล้อมและอนุรักษ์ธรรมชาติมากขึ้น องค์การธุรกิจจำเป็นต้องปรับตัว เพราะหากดำเนินการต่างๆ โดยขาดวิจารณญาณแล้ว อาจส่งผลเสียหายต่อองค์การทั้งทางกายภาพและด้านภาพลักษณ์ขององค์การ

สภาพแวดล้อมภายในองค์การ

     เป็นการมุ่งหาแนวทางหรือกระบวนวิธีที่จะบริหารและจัดการองค์การให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด ผู้บริหารคือผู้มีหน้าที่หลักในการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายในองค์การ เพื่อให้ทราบจุดแข็ง จุดอ่อน อุปสรรค อย่างไรก็ตามแนวทางในการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายในองค์การอาจต้องพิจารณาปัจจัยต่างๆ ดังต่อไปนี้

1.      หลักการคัดสรรและตรวจสอบถึงสภาพแวดล้อม  หมายถึง กลวิธีการค้นหาข้อมูล ข้อเท็จจริง นำไปสู่การแยกแยะและตีความหมาย เช่น คำถามเกี่ยวกับสถานภาพคู่แข่ง คุณภาพสินค้าของคู่แข่ง

2.      การคาดการณ์ถึงสภาพแวดล้อมที่จะเกิดขึ้นในอนาคต

3.      แนวทางการใช้วิธีเปรียบเทียบสถานะปัจจุบันขององค์กรกับคู่แข่ง

     แนวทางในการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายในองค์การให้เห็นภาพอย่างชัดเจน อาจดำเนินตามหลักการวิเคราะห์  SWOT  (จุดแข็ง, จุดอ่อน, โอกาส, อุปสรรค)

ระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์

(Strategic Information Systems)

ระบบคอมพิวเตอร์ในระดับใดก็ตามขององค์การซึ่งสามรถเปลี่ยนแปลงวัตถุประสงค์การดำเนินงาน ผลผลิต การบริการหรือความสัมพันธ์กับสิ่งแวดล้อมต่างๆขององค์การ เพื่อสร้างความได้เปรีบยบในการแข่งขันกับองค์การ

ความสำคัญของระบบสารสนเทศ คือ บทบาทในด้านกลยุทธ์ที่สามารถเปลี่ยนแปลงลักษณะสินค้าหรือบริการ กระบวนการทำงาน องค์การ โครงสร้างอุตสาหกรรมและการแข่งขันได้

กรอบแนวคิดเรื่องระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์

            1. กลยุทธ์ของธุรกิจ เป็นกรอบสำหรับกลยุทธ์ขององค์กรและกลยุทธ์สารสนเทศ เป็นตัวกำหนดทิศทางของธุรกิจ เป็นตัวกำหนดแผนเพื่อตอบสนองต่อพลังของตลาด

            2. กลยุทธ์ขององค์การ เป็นกลยุทธ์ที่เกี่ยวข้องกับการออกแบบองค์กร ควบคุมการดำเนินงานขององค์กรให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามกลยุทธืของธุรกิจได้

            3. กลยุทธ์ด้านสารสนเทศ ใช้ในการสนับสนุนกลยุทธ์ของธุรกิจ และกลยุทธ์ขององค์กร และสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน

ระดับและหน้าที่ของผู้บริหาร

1. ผู้บริหารระดับสูง (Top  Manager)
          เป็นผู้บริหารที่อยู่ในตำแหน่งบริหารสูงสุดขององค์การ ได้แก่ ประธาน รองประธาน หัวหน้า สำนักงานบริหาร กรรมการผู้จัดการใหญ่ กรรมการอำนวยการ ผู้จัดการอาวุโส

หน้าที่ผู้บริหารระดับสูง มีหน้าที่บริหารงานโดยตลอดทั้งองค์การใช้เงลาส่วนใหญืไปในการกำหนดวัตถุประสงค์ขององค์การ กำหนดกลยุทธ์ กำหนดนโยบาย และวางแผนระยะยาว รวมถึงการตัดสินใจแก้ไขปัญหาต่างๆที่มีความสำคัญ เช่น การผลิตสินค้าใหม่ การลดหรือเพิ่มราคาสินค้า การดำเนินงานในต่างประเทศ ผู้บริหารระดับสูงจะต้องให้ความสนใจสภาพแวดล้อมภายนอกองค์การมากกว่าสภาพสิ่งแวดล้อมภายในองค์การ

2. ผู้บริหารระดับกลาง  (Middle  Manager)
เป็นผู้บริหารที่อยู่ระหว่างผู้บริหารระดับสูงและผู้บริหารระดับต้น ได้แก่ ผู้จัดการโรงงาน ผู้จัดการฝ่ายต่างๆ หรือหัวหน้างานต่างๆ

หน้าที่ผู้บริหารระดับกลาง มีหน้าที่รับนโยบายจากผูบริหารระดับสูงไปปฏิบัติรับผิดชอบในฝ่ายของตนเอง วางแผนและจัดระเบียบวิธีปฏิบัติงานเฉพาะอย่างเพื่อให้งานในความรับผิดชอบประสบความสำเร็จตามนโยบายของผู้บริหารระดับสูง

3. ผู้บริหารระดับต้น  (First – Level Manager)
เป็นผู้บริหารที่อยู่ส่วนล่สงขององค์การและทำงานเกี่ยวข้องโดยตรงกับผู้ปฏิบัตงาน ได้แก่ ผู้ควบคุม หัวหน้างาน หัวหน้าแผนก

หน้าที่ผู้บริหารระดับต้น  มีหน้าที่กำกับดูแลและสั่งการโดยตรงต่อพนักงาน ผู้ปฏิบัติงานตัดสินใจในระยะสั้นวันต่อวันหรือสัปดาห์ต่อสัปดาห์ ต้องรับรายงานโดยตรงจากพนักงานและเสนอรายงานต่อผู้บริหารระดับกลางและสูงต่อไป

ความสำคัญและลักษณะของสารสนเทศที่ต้องการของผู้บริหารระดับต่างๆ ขององค์กร

ความสำคัญและลักษณะ	ผู้บริหารระดับต้น	ผู้บริหารระดับกลาง	ผู้บริหารระดับสูง
จุดมุ่งหมาย	ระดับปฏิบัติการ	ระดับหน่วยงาน	ระดับองค์กร
แหล่งที่มาของสารสนเทศ	ส่วนใหญ่มาจากภายในองค์กร	มาจากทั้งภายในและภายนอก	ส่วนใหญ่มาจากภายนอกองค์กร
ขอบเขตของสารสนเทศ	แคบลึก	ปานกลาง	กว้างมาก
ระยะเวลา	ระยะสั้น	ระยะกลาง	ระยะยาว
ลักษณะของสารสนเทศ	มีรายละเอียดมาก	มีรายละเอียดปานกลาง	สรุป
ความถี่ของสารสนเทศที่ต้องการ	บ่อยครั้ง เป็นประจำ	เป็นบางช่วง	นานๆ ครั้ง
ลักษณะของการตัดสินใจ	มีแบบแผนที่ชัดเจนและแน่นอน	มีแบบแผนบ้าง	ไม่มีแบบแผนที่ชัดเจนแน่นอน

ความหมายของ“การจัดการ”

กระบวนการทำงานหรือการจัดการมีความสำคัญต่อองค์กรธุรกิจ เพราะทุกขั้นตอนมีผลต่อ ความสำเร็จที่จะทำให้เกิดผลกำไรและช่วยให้องค์กรธุรกิจสามารถดำเนินการต่อไปได้ นอกจากนี้กระบวนการจัดการยังเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ที่ต้องรู้จักนำมาประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์ เนื่องจากแต่ละองค์กรมีปัจจัยความสำเร็จที่แตกต่างกัน

หน้าที่ทางการจัดการ

1.การวางแผน (Planning) คือ การกำหนดเป้าหมายที่องค์การต้องการบรรลุในอนาคตพร้อมกับวิธีการที่จะทำให้บรรลุเป้าหมายนั้น กระบวนการวางแผนประกอบด้วย การวิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบัน การคาดการณ์ในอนาคต การกำหนดเป้าหมาย วัตถุประสงค์ที่ต้องการบรรลุ วิธีการที่จะทำให้บรรลุวัตถุประสงค์หรือเป้าหมาย และยังรวมถึงการกำหนดกลยุทธ์ที่จะใช้ ซึ่งจะเห็นว่าการตัดสินใจเป็นส่วนหนึ่งของการวางแผน หน้าที่ในการวางแผนนี้ช่วยให้องค์การเตรียมตัวรับมือถึงสิ่งที่จะเกิดขึ้นในอนาคต

2.การจัดองค์การ (Organizing) เป็นการประสานทรัพยากรไม่ว่าจะเป็นทรัพยากรด้านการเงิน สินทรัพย์ถาวร ข้อมูล และมนุษย์ รวมทั้งทรัพยากรอื่นๆ ให้ทำงานประสานกันอันจะทำให้องค์การบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ การจัดองค์การครอบคลุมถึงการกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบ จัดกลุ่มงานเป็นหน่วยงานต่างๆ การจัดสรรทรัพยากร รวมทั้งการจัดระบบการทำงานที่จะช่วยให้คนทำงานร่วมกันอย่างประสบความสำเร็จ

3.การบังคับบัญชาสั่งการ (Commanding) ภาระหน้าที่ของผู้บริหารในการใช้ความสามารถชักจูงหรือหว่านล้อมผู้ใต้บังคับบัญชาให้ปฏิบัติงานตามคำสั่ง จนสามารถทำให้องค์กรบรรลุผลสำเร็จได้

4.การประสานงาน (Coordinating) การจัดให้ทรัพยากรบุคคลภายในองค์กรทำงานประสานสัมพันธ์สอดคล้องเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกัน เพื่อให้การดำเนินงานราบรื่นและบรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ

5.การควบคุม (Controlling) กระบวนการทำงานเริ่มตั้งแต่การกำหนดมาตรฐาน การแก้ไขการปฏิบัติงานของผู้ใต้บังคับบัญชาตลอดจนการดำเนินงานตามแผน และการประเมินแผนเพื่อให้บรรลุตามเป้าหมายที่กำหนดไว้

การตัดสินใจ 

กระบวนการเลือกทางเลือกใดทางเลือก หนึ่ง จากหลาย ๆ ทางเลือกที่ได้พิจารณา หรือประเมินอย่างดีแล้ว ว่า เป็นทางให้บรรลุวัตถุประสงค์ และเป้าหมายขององค์การ การ ตัดสินใจเป็นสิ่งสำคัญ และเกี่ยวข้องกับ หน้าที่การบริหาร หรือ การจัดการเกือบทุกขั้นตอน ไม่ว่าจะเป็นการวางแผน การจัด องค์การ การจัดคนเข้าทำงาน การประสานงาน และการควบคุม